Description du poste

Sous la supervision de la directrice des ressources humaines, vous aurez comme principales responsabilités :

Réception et accueil

• Accueillir les visiteurs avec professionnalisme au poste d’accueil du cabinet (43^e étage), en respectant les standards et la culture de l’entreprise;
• Répondre aux appels téléphoniques et les acheminer aux personnes concernées;
• Gérer la réception du courrier et assurer le premier contact avec les visiteurs et partenaires externes.

Approvisionnement et logistique

• Remplir quotidiennement les consoles, les réfrigérateurs et vider les lave-vaisselles dans les cuisines;
• Réapprovisionner les postes de papeterie (fournitures, onglets, boudins) sur les différents étages;
• Gérer les inventaires liés aux fournitures de bureau, papeterie, cafétérias, etc. ;
• Préparer les bons de commandes, faire les suivis avec les autres bureaux et demander les soumissions nécessaires;
• Passer les commandes et assurer leur suivi auprès des fournisseurs;
• Déballer et organiser les livraisons de fournitures;
• Classer les factures liées aux commandes;
• Gérer les déboursés (achats de cartables, fournitures spécifiques, le courrier recommandé, etc.);
• Assurer l’entretien des deux (2) cuisines (réfrigérateurs, micro-ondes, thermos, etc.);
• Préparer et aménager les bureaux pour les nouvelles arrivées d’employé(e)s.

Communication et soutien administratif

• Assurer le traitement des factures en collaboration avec le directeur des communications ;
• Participer à la préparation des publications à diffuser ;
• Gérer la publication de contenus sur les réseaux sociaux et le site web de l’entreprise.