Description du poste

Sous la supervision du responsable des affaires professionnelles et services internes, vous aurez comme principales responsabilités :

Bibliothèque

• Développer et faire la maintenance des collections de la bibliothèque, sélection, acquisition et conservation pour l’ensemble des bureaux du cabinet;
• Gestion du budget et des dépenses de la bibliothèque
• Effectuer le traitement, le catalogage et la classification des documents, mise à jour du catalogue de la bibliothèque;
• Assurer le suivi des mises à jour (commande, distribution) et participer à mettre à jour les différents codes et recueils de la bibliothèque;
• Assister les professionnels lors de besoins spéciaux en documentation;
• Gérer des prêts entre bibliothèque à l’interne;
• Offrir le support aux utilisateurs des bases de données et planifier les formations offertes par les éditeurs.

Gestion documentaire et approvisionnement

• Gérer des mises à jour de l’Intranet;
• Procéder à certaines commandes spéciales;
• Effectuer le suivi des commandes et de l’entretien;
• Faire la saisie de données à partir de Winpro2000 pour la facturation de différentes bases de données;
• Assurer un suivi des factures éditeur ainsi que la facturation des relevés de taxes scolaires et municipales vers la comptabilité;
• Gérer l’accès aux différentes bases de données offertes à l’interne.

Immobilier

• Gérer l’approvisionnement en cartes d’accès à l’édifice et procéder à la programmation des systèmes d’alarme : activer les nouveaux employés dans le système et désactiver le numéro des employés qui quittent;
• Faire les appels de service pour l’entretien du bâtiment et pour la réparation du mobilier puis en assurer le suivi.

Affaires professionnelles

• Supporter votre supérieur dans ses responsabilités touchant les affaires professionnelles, au besoin;
• Coordination des formations professionnelles interne (annonce, gestion des présences, préparation de certificats, commande des repas).